Point Doc 2004

Conférence sur Intranets et Portails d'Information : Les nouvelles technologies au service de la relation Documentaliste / Utilisateur

Dates : 8 et 9 mars 2004

Journée du 8 mars :

• Mehdi Gharsallah? journaliste Archi Mag? : Répérer les nouveaux outils pour une recherche et une gestion de l'information optimisées.
• Stéphane Cottin : les systèmes de management de contenu (CMS) - l'exemple de Spip
• Charles Nepote : Sites Wiki un nouvel outil de fabrication de pages web. Cf CharlesNepote /2004-03-08
• AutransWiki:EricVanDerVlist (Dyomedea) : Le langage RSS un point d'entrée vers le Web Sémantique
• Jean Delahousse? - Président Mon Deca - L'alliance du web sémantique et des techniques documentaires pour un meilleur accès à l'information
• Olivier Benoit? - PDG New Partner? : Construire un contenu documentaire sur Intranet

Encore bravo à Charles qui a défendu Wiki dans un langage accessible à tous (documentalistes) sans tomber dans la technophilie. Plein d'intervenants intéressants l'après-midi. Je compléterai cette page plus tard pour quelques comptes-rendus à compléter. Promis Charles, je vais me mettre au plus vite sur un tarif indicatif pour le Crao. ;) -- xtof

Petites notes à remanier

• Les documentalistes aiment le Plan de Classement. Pour vendre un Plan de Classement plus cher on parle de taxonomie :)
• Les enjeux : arriver à ranger des contenus de plus en pus variés et les rendre accessibles... Mais comment ranger l'information ? Comment ranger les contenus ? L'enjeu reste de faire baisser le coût du rangement.

• Le web sémantique n'est qu'un héritage au confluent de différents mondes

  • Intelligence Artificielle (ontologie)
  • Monde Documentaliste (Dublin Core?)
  • Monde de l'édition, encyclopédie (manipulation de très grands index)
  • Le Monde du Web

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Présentation New Partner? (http://www.newpartner.com)

La méthode de travail "Classer avant de Faire" créée par Newpartner International "L’Interface Globale Utilisateur" guide fortement l'utilisateur à "Classer avant de produire un document"...

et non d'indexer ou de publier (approche classique)... tâche insupportable pour un utilisateur !

… et paradoxalement, cette méthode de travail va faire disparaître le classement car il ne constitue plus une tâche !

Pour l’utilisateur, le classement est donc automatique !

• "Classer avant de Faire", la clé de la simplicité... c'est

  • … réfléchir avant de travailler
  • … donner la possibilité à chacun de mieux connaître un dossier avant d’agir
  • … diminuer les risques de mauvaises actions
  • … réduire la notion de « Documents SDF (sans domicile fixe !) » … vous savez, les documents en pile sur les bureaux et se multipliant dans les disques des ordinateurs avec des noms de fichiers difficilement compréhensibles, en plusieurs exemplaires, etc…
  • … arrêter de ne pas trouver l’information là où elle devrait être !
  • ... avoir une interface apprenante du métier, une meilleure communication interne, une confiance accrue entre les collaborateurs qui ne réaliseront plus systématiquement des « copies », de peur de ne pas retrouver le document chez « l’autre »
  • … 20 % de gain de temps pour chacun minimum
  • … 50 % en moins des volumes « papier »
  • … augmenter la réactivité de chacun et les possibilités d’innovations
  • … une meilleure sécurisation de l’information
  • … la valorisation à terme de son capital immatériel

Notes :

• Le problème incontournable et devenu prioritaire : La Surcharge Information. L'environnement de travail, individuel et collectif, devient surchargé et pollué... Quelle gestion collective de l'information. (regardez la tête de votre desktop). Croissance exponentielle de l'information électronique (75%) vs papier (25%) Arnarchie des outils et diversité des supports. Fichiers Bureautiques dans Mes documents ou sur le répertoire du serveur, Emails mal organisés, sites internet stockés dans les favoris... Duplication de l'information, (papier et électronique), bref l'entreprise est encore loin du zéro papier.

Quand une personne est absente... c'est son information qui devient absente !

• L'information a du mal a trouver son domicile dans l'entreprise.
• nous devenons des SDF documentaires.

Solution : Je classe avant de faire...

• Créer des villages dans les grands comptes
• Unifier logiques de classement
• Créer des codes de la route avec inclus et exclus

Méthodo

• Plan commun de classement : 10 jours de travail au videoproj avec 40 à 50 personnes
• La structuration à priori peut se modifier dans le temps.
• Accompagnement utilisateur aux postes... le déménagement virtuel du PC personnel au village. Création de langages communs pour tomber une interface de classement unifiée.

• 6 points fondamentaux :

  • plan commun de classement
  • définition des thèmes
  • documents types
  • instructions et usages des documents types
  • titrage des documents
  • droits d'accès

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On regardera également avec intérêt la solution libre innovante segusoland (en), qui reprend le concept d'interface unifiée. On peut voir segusoland en action à travers un long tutoriel en images.

Par exemple, la sélection d'une image et d'un programme, ci-dessous, induit seulement trois actions possibles (verbs) :

-- Charles Nepote

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Surcharge Information