Eco Soc Compta

Les programmes de comptabilité et les programmes dédiés aux entreprises

Par Philippe Allard

Les programmes comptables

Dans une association (cf. nouvelle loi sur les associations sans but lucratif) et plus particulièrement dans les entreprises d'économie sociale, en raison de l'aspect économique de leur action, il importe de pouvoir présenter une comptabilité en ordre, non seulement en raison d'impératifs légaux mais également parce que la comptabilité est un instrument de gestion de l'association.

La comptabilité d'une association peut être externalisée. Elle peut également être assurée en tout ou en partie en interne.

Pour cette gestion, on peut utiliser des programmes classiques de comptabilité ou des programmes spécialisés pour les associations. A côté des programmes de comptabilité au sens strict, on trouve des programmes de gestion commerciale, de gestion des points de vente, des solutions d'e-commerce. Ces programmes sont "nationaux" c'est-à-dire, dans notre cas, adaptés aux règlementations belges.

Quelques produits

• Ciel Compta 2004 (ou ensemble de logiciels Ciel La Solution) (http://www.ciel.be)
• EBP Comptabilité 2004 (ou Pack de Gestion)
• ADIX Compta
• SAGE - SAARI série 100
• Cubic
• Popsy (http://www.popsy.be)
• Bob Software (http://www.bobsoftware.com)

Pour associations

• Ciel Associations 2004 (http://www.ciel.be)
• EBP Association 2004
• Popsy Club

D'autres programmes

Les suggestions de programme (nom du logiciel, adresse du site web) sont les bienvenues.

A côté des logiciels de comptabilité, il faut encore évoquer les logiciels :

• de paie
• de facturation
• de suivi commercial
• d'analyse financière
• de suivi des frais généraux
• de gestion des approvisionnements
• de commande des fournisseurs
• de gestion des stocks
• d'inventaire
• de pointage des heures
• de planning des travaux
• de gestion et de suivi du courrier

...

Si l'on examine un produit comme ASA (de la société française APSYLIS), une application modulaire de gestion des activités de service, on peut avoir un aperçu de la palette de fonctionnalités que peuvent déployer certains logiciels :

• Gestion de la relation client

  • Base clients/prospects partagée (coordonnées, contacts, groupes, notes…)
  • Gestion des actions commerciales (appels, RV, courriers, agenda, mailings…)
  • Gestion d'affaires et propositions (nature, montant, probabilité, planning…)
  • Gestion des cycles de vente (type, étapes, enchaînements d'actions…)
  • Suivi des demandes clients (caractéristiques, délais, résultats…)
  • Reporting (actions réalisées, avancement d'affaires, prévisions de commandes…)

• Gestion des propositions et des contrats

  • Outil de construction, valorisation & édition des devis (html, word ou pdf)
  • Simulations, gestion des versions et des avenants
  • Suivi des contrats (tarifs, commandes, règles de facturation…)

• Gestion de projets & planification

  • Définition des projets (forfait/régie, unités de temps, frais, achats…)
  • Structuration (phases/activités/tâches, affectations collaborateurs & profils)
  • Planification avancée (dates, périodes, taux de charge, contraintes, Gantt…)
  • Suivi de l'avancement (reste à faire, décalages, expansion, échéances, livrables…)

• Gestion des ressources & compétences

  • Base ressources internes/externes/candidats (PR/PV, temps de travail…)
  • Affectations et plans de charge (selon disponibilité et compétences)
  • Gestion des compétences (techniques, fonctionnelles, sectorielles, base CV…)
  • Suivi individuel (activités, objectifs, congés & RTT prévisionnels/réels…)

• Gestion des budgets & achats

  • Compte d'exploitation des projets (vente, coûts, marge en temps, frais et achats)
  • Historisation des budgets en initial, actualisé, engagé et réalisé (+ suivi d'écarts)
  • Gestion des achats (commandes, factures, suivi…)
  • Gestion des fournisseurs (coordonnées, contacts, conditions de règlement)
  • Base produits/articles (désignation, quantités, tarification…)

• Suivi des temps et des frais

  • Feuilles de temps paramétrables (mensuelles, hebdo, contrôles, commentaires …)
  • Notes de frais paramétrables (TVA, refacturation, acompte, lettrage…)
  • Workflow de validation paramétrable (chefs de projet, managers, gestionnaires…)
  • Possibilité de saisie off-line et synchronisation ultérieure

• Facturation et règlements

  • Pré-facturation des régies (validation des temps/frais, gestion des encours)
  • Pré-facturation des forfaits (plan de facturation, encours, validation…)
  • Facturation manuelle ou automatique (édition html, word ou pdf)
  • Suivi des règlements (échéances, paiements partiels, mesure des retards)

• Interface comptable

  • Gestion des périodes comptables
  • Préparation des opérations de clôture (encours, PCA, FAE…)
  • Paramétrage et interface avec la comptabilité générale (achats, vente, frais…)

• Analyse et tableaux de bord

  • Suivi des missions (budget, réalisé, marge par période, projet , client …)
  • Suivi des collaborateurs (temps, frais et CA par période, taux d'activité…)
  • Suivi du CA et des marges (par client, période, commercial, agence…)
  • Requêteur multicritères sur la base de données
  • Gestion des indicateurs (glissement de planning, de charges, avancements...)

• Gestion de l'organisation

  • Gestion de la structure interne (groupe, entités, sous-entités, échanges internes…)
  • Administration (gestion utilisateurs et profils, paramétrage tables et labels…)

• Gestion documentaire

  • Gestion centralisée des fichiers attachés, tous formats
  • Indexation (titre, mots-clés, auteur, date, commentaires…)
  • Recherche multicritères

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