Eco Soc Bureau Virtuel

Par Philippe Allard

Le bureau virtuel

Un bureau virtuel est un espace réservé auquel on accède via un simple navigateur web. Dans cet espace, vous et, éventuellement, les personnes que vous aurez désignées, pourrez accéder à, au minimum :

• un service de webmails;
• un carnet d'adresses;
• un agenda/calendrier (avec rappel des rendez-vous par mél ou SMS);
• un bloc-notes;

et, éventuellement à :

• un espace de stockage de fichiers de toutes natures (textes, photos, musique,…);
• un système de gestion de ressources (salles, équipements);
• un forum de discussion;
• une liste de tâches;
• un service SMS;
• un service de fax;
• une liste de favoris.

Si les systèmes de bureau virtuel sur des sites web spécialisés sont plus connus du grand public, il faut savoir que vous pouvez installer un bureau virtuel sur votre propre site web ou sur un serveur. Cet usage intéressera davantage les professionnels.

Le bureau virtuel sur le web - surtout s'il est gratuit - intéressera davantage le particulier, l'association ou la petite entreprise.

Ce type de service sur le web s'adresse notamment au "nomade" ou au "télétravailleur". Le "nomade", qu'il soit à son domicile, à son bureau… réel, dans un cyber-espace du pays ou à l'étranger peut toujours accéder à la messagerie, intervenir dans le forum, stocker, consulter ou modifier textes et images… pour autant, bien sûr, qu'il dispose d'un accès Internet. A partir de son domicile, le télétravailleur peut partager des documents, des informations (agenda des membres du groupe) avec d'autres travailleurs.

Un bureau virtuel peut donc être utilisé par une personne seule comme par une association, un groupe de travail, une association momentanée et virtuelle.

Autre avantage : en externalisant vos données, vous évitez d'encombrer le disque dur de votre ordinateur et de courir le risque de les perdre en cas de problème avec votre propre ordinateur. Vous évitez également la manipulation de disquettes, cédéroms, zip… qui ne suffisent d'ailleurs pas toujours à stocker des données "lourdes".

Inconvénients : d'une part, votre "transfert" vers ce type de service peut vous causer une surcharge de travail (par exemple, le transfert de votre carnet d'adresses vers celui du bureau virtuel); d'autre part, vous ne pouvez avoir la garantie de la pérennité du service.

L'accès à l'espace virtuel est sécurisé par un mot de passe. Cette sécurisation peut être doublée d'un cryptage SSL (Secure Sockets Layer). Il reste cependant habituellement recommandé de ne pas intégrer dans cet espace des données "hautement sensibles".

Quel bureau virtuel choisir?

Pour choisir un bureau virtuel, il faut bien évidemment avoir déterminé ses besoins :

• utiliserai-je ce bureau virtuel pour mon seul usage ou certains espaces doivent-ils être partagés avec d'autres personnes (combien?)?
• de quelles fonctionnalités ai-je besoin?
• quels sont mes besoins en terme d'espace (par exemple combien de mégas pour le stockage de mes documents ou des méls) ou de nombre (nombre maximum de favoris, d'adresses de contacts,...).

Enfin, il faut savoir si vous désirez disposer d'un bureau virtuel gratuit ou si vous êtes prêt à verser une mensualité pour bénéficier d'autres fonctionnalités et d'un service amélioré. Parmi les solutions de bureau virtuel :

• Contactoffice : http://www.contactoffice.be
• Mayeticvillage : http://www.mayeticvillage.fr
• Lebureau Virtuel : http://www.lebureauvirtuel.com)
• Cyberatout : http://www.cyberatout.com
• Pensebête : http://www.pensebete.com

Le cas de Contactoffice

Contactoffice propose une version gratuite et une version payante. Dans cette dernière, il est possible de provisionner le compte pour envoyer des SMS ou des fax.

Contactoffice propose maintenant un disque dur virtuel qui permet d'accéder à l'ensemble de vos documents privés et de groupe sans devoir se connecter à l'interface web de Contactoffice. Une fois ce "Dossier Web" créé, il permettra d'accéder à tous ses documents à partir du "bureau" de son ordinateur. Il se comportera comme un dossier standard : l'utilisateur pourra donc copier, déplacer, renommer et supprimer des éléments au sein de celui-ci (pour autant qu'une connexion à Internet soit disponible). Il sera également possible d'ouvrir un document au départ du "Dossier Web" ou l'y enregistrer au départ d'une application (Microsoft Word par exemple).

Ce dossier web permet de réaliser très facilement des back-ups par simple glisser-déposer. Il est très facile d'y placer ses documents originaux et d'y accéder au départ de n'importe quel ordinateur connecté à Internet (mot de passe requis).

Le cas de mayeticVillage

mayeticVillage (http://www.mayeticvillage.fr) se présente comme le leader mondial des espaces de travail collaboratif avec 100.000 membres, 20.000 communautés, près d'une centaine de pays utilisateurs. Il propose à chacun de créer sa e-communauté avec 200 Mo gratuits, un usage illimité et sans publicité. Dans chaque communauté, on peut créer des (sous-)salles privées.

Il propose les fonctions classiques de ces bureaux ou communautés virtuels. Il permet ainsi de créer des pages simples avec un texte enrichi, d'insérer des fichiers joints ou de convertir des documents existants (Word, Excel, Powerpoint, HTML, ou toute application d'entreprise) en page web HTML en utilisant les pages correspondantes Word, Excel ou Powerpoint, en utilisant les pages importées, ou en utilisant la page Vikao.

Les changements (évènements) peuvent être notifiés par e-mail.

Dans le domaine de la sécurité, on remarquera que le service offre gratuitement un antivirus sur l'ensemble des documents déposés en fichiers attachés dans les communautés. Parmi les fonctionnalités payantes, les sauvegardes incrémentales quotidiennes, les sauvegardes totales hebdomadaires.

L'outil semble extrêmement riche mais demande à être exploré pour en saisir toutes les possiblités et maîtriser les fonctionnalités.

Exemple d'utilisation : Espace public numérique de l'Essonne
http://www.mayeticvillage.fr/QuickPlace/epnessonne/Main.nsf/h_Toc/3cab6473e25ee642c1256d0400391dd9/?OpenDocument

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