Comment Utiliser Les Wikis Dans Le Business

Avant publication pour le Point Wiki (autorisation à demander), je vous propose de prendre connaissance d'une première traduction d'un article paru au mois d'août 2005 proposé ici à la correction dans le cadre de la promo du wiki dans le monde des affaires. -- Christophe Ducamp

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Comment Utiliser les Wikis Dans le Business ?

Les Systèmes de Gestion de Contenu auront toujours leurs places dans le monde de la publication, mais ils ne se sont jamais avérés être les meilleurs outils pour la collaboration dans le business. Une simple application open-source appelée wiki pourrait bientôt régir la cage du knowledge management.

• Par Ezra Goodnoe, Internet Week
• Le 8 août 2005
• Lien URL original : http://www.informationweek.com/story/showArticle.jhtml?articleID=167600331

Quiconque ayant déjà travaillé sur même une équipe projet dans une entreprise peut vous raconter ce que peut être le cauchemar de la gestion du document. Les emails suivent différents chemins. Les feuilles de calcul et fichiers word sont transmis à la volée dans l'équipe et personne n'est tout à fait vraiment sûr de disposer de la dernière version. L'administrateur qui a pris les dernières notes de compte-rendu de réunion et les a stockées sur son disque dur part en vacances. La stratégie marketing change mais plus personne ne se souvient de demander aux types du Web de mettre à jour l'intranet de la société.

Entrez dans le wiki : un logiciel de collaboration qui résoud désormais tous ces problèmes, à la différence de beaucoup de systèmes de gestion de contenu traditionnels, et qui reste suffisamment simple pour que des collaborateurs non techniciens puissent l'utiliser.

Même si les wikis existent depuis maintenant une dizaine d'années, ils commencent tout juste à faire leur essor dans le monde des affaires. Comme le Web l'a fait quand il a débarqué dans le monde des entreprises, les wikis traverseront probablement une période de développement un peu folle, connaîtront une période de compétition féroce et quelques usages non pertinents. Notre guide sectoriel sur les wikis vous montrera les meilleurs usages pour cet outil de collaboration vraiment valable.

Qu'est ce qu'un wiki dans le monde ?

Wiki.org définit wiki comme "la base de données en-ligne la plus simple qui soit". Inspiré par l'environnement Hyper Card d'Apple, le premier logiciel wiki a été créé en 1995 par Ward Cunningham comme un moyen d'organiser le contenu du site du Portland Pattern Repository. Appelé après wiki-wiki, le mot hawaïen pour signifier vite, les wikis sont essentiellement des pages Web que quiconque - ou au moins quelqu'un ayant la permission - peut créer ou éditer.

L'exemple le plus connu d'un wiki est Wikipedia, une encyclopédie en-ligne qui est écrite et maintenu par, bon disons, tout ceux qui se sentent de le faire. Ceci résonne comme un chaos prononcé ? Non pas du tout. C'est une source d'information très recherchée, bien écrite et hautement respectée. Si une personne effectue une modification incorrecte ou non pertinente sur un article, d'autres personnes peuvent ramener la page en arrière comme elle l'était avant, ou maintenir les modifications et les éditer plus tard. Des milliers de personnes surveillent le site (ou au moins ces domaines qui rentrent dans leurs champs d'expertise), vérifiant et éditant autant que nécessaire, de telle façon que la qualité du contenu demeure généralement élevée.

Le vrai problème avec le "wikitorial" était que le Times a utilisé un wiki pour faire une tâche de blog.

Parce que les wikis ont été généralement conçus comme un projet open-source à l'extrême, il y a ceux qui soutiennent qu'un vrai wiki ne devrait pas avoir de restriction d'auteurs. Dans de rares cas comme Wikipedia, ceci fonctionne mais ce n'est généralement pas une option très viable. Dans l'environnement entreprise, les wikis fonctionnent mieux derrière un firewab pour une base utilisateur complètement interne.

Des Réussites Et Un Loupé

En juin, le Los Angeles Times a créé un wiki qu'il aurait souhaité pouvoir concentrer sur la guerre en Irak. Les éditeurs ont écrit un premier billet d'opinion titré "War and Consequences" et invité quiconque intéressé par le sujet de récrire l'éditorial pour en tirer le meilleur parti. Malheureusement, les autochtones de l'Internet vinrent sur le site pour spammer le "wikitorial" avec des messages pornos et blasphématoires, et après trois jours d'enfer de maintenance, le journal a décidé de suspendre la publication.

Est-ce juste ou même pertinent de rejeter la responsabilité de l'échec wiki sur le Times ? Absolument non. Peut-être que le Times en attendait beaucoup trop ; peut-être a t'il mal jugé la capacité juvénile de quelques utilisateurs Web. Mais le vrai probème avec le wikitorial a été que le Times a produit un wiki pour faire un travail de blog.

Les wikis sont structurellement capables de gérer les conversations mais ce n'est pas leur point fort ; au lieu de cela les wikis sont excellents pour la collaboration. Ils sont conçus pour maintenir une série de documents uniques au fur et à mesure de l'évolution de leurs contenus et de fournir un moyen organique pour organiser l'information.

Pourquoi Wiki?

Grâce au Web et aux réseaux en général, le coût de publication et de partage de l'information a diminué substantiellement - ce qui a fait de wiki une application tueuse pour les sociétés. Avant les wikis, une application coûteuse aurait été requise pour l'entreprise afin d'avoir une organisation sophistiquée de l'information. Mais parce que les wikis sont en majorité fondés sur du code open-source, ils sont libres pour les sociétés qui optent pour des distributions open-source ou relativement bon marché pour les sociétés prêtes à payer pour une implémentation et du support.

Les wikis sont conçus pour faciliter l'échange d'information à l'intérieur et entre les équipes. Le contenu dans un wiki peut être mis à jour sans véritable délai, sans véritable effort administratif et sans besoin de distribution — les utilisateurs/contributeurs (avec wikis, ce sont les mêmes) visitent simplement et mettent à jour un site Web commun.

Les wikis peuvent centraliser toutes sortes de données d'entreprises, telles que des feuilles de calculs, des documents word, des diaporamas Powerpoint, des fichiers PDF - tout ce qui peut s'afficher dans un navigateur. Ils peuvent aussi encapsuler des médias de communication standards tels que l'email et les messages instantanés. Les wikis plus lourds fondés sur PHP peuvent directement s'interfacer avec les bases de données de sociétés pour porter des fichiers audio et image. Les fonctionnalités des wikis ne sont limitées que par les talents de programmation de la personne qui les implémente.

Un outil traditionnel de gestion de projet ne peut simplement pas reproduire l'environnement de collaboration et l'implication créés par les wikis.

Il est important de noter que déposer un document dans un wiki ne le rend pas obligatorement éditable par quiconque ayant accès au wiki. Par exemple, le département marketing peut produire un diaporama Power Point disponible pour l'équipe de vente ou la société toute entière sans leur laisser le choix de le modifier ou de l'écraser.

Quoi de plus à signaler, les wikis ont un contrôle de version intégré même pour ceux qui ont de privilèges en édition. Aucune modification ne peut être faite sans créer un enregistrement de qui dispose des privilèges d'édition. Aucun changement ne peut être produit sans créer un enregistrement de qui a produit les modifications et le retour en arrière vers une version plus ancienne est simplement une question qui se résoud en quelques clics.

Étudiez l'implémentation d'un wiki si :

• Vous voulez installer rapidement et à bon marché un intranet de société sans sacrifier les fonctionnalités, la sécurité et la pérennité.
• Vous voulez publier une gamme de documents corporate dans un lieu accessible par tous et laisser les collaborateurs gérer ces documents avec un minimum d'efforts, de délais et risques de redondance.
• Vous voulez gérer et organiser des notes de compte rendus et calendriers de société.
• Vous avez besoin d'un outil de gestion de projet qui est bon marché (s'il n'est pas libre), extensible, et accessible à travers n'importe quel navigateur.
• Vous avez besoin d'un lieu central où les documents partagés peuvent être visualisés et révisés par une grande équipe et/ou dispersé géographiquement.
• Un wiki pourrait ne pas coller pour votre société si :*
• Vous avez besoin d'utiliser des formats complexes de fichier. Quelques plates-formes wiki peuvent ne supporter que le texte ou les fichiers HTML. Étudiez l'utilisation d'une plate-forme basée sur PHP/SQL qui peut gérer des types de fichiers robustes. Évitez les wikis basés sur le PERL.
• Vous n'avez pas un membre de l'équipe qui peut prendre la responsabilité de son usage. Un wiki n'est seulement valable que par son ontologie (ou le moteur de recherche qu'il utilise). Vous aurez besoin de quelqu'un qui peut établir les conventions pour nommer les pages et maintenir les liens.
• Le format collaboratif n'est pas approprié pour votre groupe ou votre lieu de travail. La révision par les pairs n'est pas toujours la meilleure solution pour la gestion de contenu.
• Vous cherchez un échange de points de vue. Les wikis ne sont pas le meilleur outil pour faire exprimer des opinions ou porter des conversations. Si c'est votre objectif prioritaire, utilisez le blog à la place.

Wikis Vs. Logiciel Traditionnel de Gestion de Contenu

Il existe une pléthore de logiciels disponibles pour la gestion de projet et la collaboration, ainsi pourquoi utiliser un wiki ?

Les wikis sont bon marché, extensibles et faciles à implémenter, et ils n'exigent pas une débauche massive de logiciels. Ils s'interfacent aussi avec les infrastructures réseaux existantes. Le fabricant de logiciel wiki Socialtext par exemple, a concentré ses efforts sur la production de sa plate-forme avec des ID globales existantes et des systèmes d'enregistrement protégés derrière les pare-feux d'entreprises.

En outre, les wikis sont fondés sur le web et présentent par conséquent une courbe d'apprentissage quasi-inexistante dans le cycle d'adoption, et ils permettent à l'utilisateur de déterminer la pertinenace du contenu plutôt que d'être dépendant d'un centre distribution centralisé ou d'une chaîne de distribution linéaire. Après l'installation initiale, les utilisateurs, pas les administrateurs contrôlent un wiki et ce pour le bénéfice de tous.

Un bénéfice essentiel de beaucoup de wikis est leur capacité à s'organiser eux-mêmes de façon organique. En d'autres mots, les utilisateurs peuvent créer leur propre structure de site, ou une ontologie, plutôt que de se la voir imposée par les développeurs du logiciel de gestion de contenu. Ceci dit, les wikis ont besoin d'être utilisés par un langage culturel partagé de façon à ce que l'ontologie et la navigation puisse faire du sens pour tout le monde. Les wikis sont bien adaptés pour l'espace de travail parce qu'un langage commun de société est déjà en place.

Pour conclure, c'est la nature intrinsèque des wikis, celle opposée à la structure en workflow du logiciel de gestion de contenu, qui distingue les wikis et leur fait prendre la main. Un outil traditionnel de gestion de projet ne peut simplement pas reproduire l'environnement de collaboration et l'implication que les wikis créent.

Où sont les wikis ?

Ainsi, quelles sont les sociétés qui utilisent vraiment les wikis ? Les wikis ont trouvé leur plus grands succès iniviaux dans quelques champs spécifiques du paysage des entreprises qui ont besoin de hautes doses de gestion de contenu, tel que la gestion de projet et les contrôles de spec.

Selon une étude produite par Gilbane sur 73 sociétés, ce sont essentiellement des PME (celles faisant point de 25 millions de dollars en C.A.) qui expérimentent la technologie wiki. Ceci n'est pas surprenant, compte tenu du coût bon marché du logiciel et de la facilité d'implémentation. Cependant, plusieurs grands comptes ont tout aussi bien déployé wiki.

Nokia utilise le logiciel wiki Socialtext depuis plus d'un an et demi pour faciliter l'échange d'information au sein de son groupe d'études "Insight & Foresight". Yahoo utilise le logiciel Twiki pour aider à son équipe de développement à régler les problèmes associés au travail avec une diversité d'emplacements géographiques. Michelin Chine utilise aussi Twiki comme un outil de knowledge management. Jean-Noel Simonnet, du département des Technologies de l'Information écrit "Notre objectif était de partager TOUTE l'information, les procédures, de mettre au point les documents, de façon à être moins dépendant de la connaissance spécifique d'un membre du staff, de façon à ce que personne dans l'équipe ne puisse avoir de document laissé dans un répertoire personnel."

Kodak, Cingular, Disney, Motorola, et SAP figurent aussi parmi les sociétés ayant de belles histoires de réussite wiki.

La gestion de contenu va probablement s'hybrider avec le wiki en une application nouvelle et plus robuste qui mixera les forces des deux outils.

Quels sont ces types qui font ce que le L.A. Times aurait pu faire et n'a pas fait ? Deux choses singularisent ces implémentations réussies du flop du Times : Ils sont derrière les pare-feux des sociétés et seulement réservés pour un usage officiel. Comme l'on pourrait s'y attendre, cela réduit drastiquement la probabilité d'un mauvais usage et assure que le wiki est un outil plutôt qu'un terrain de jeu. En d'autres mots, afin d'être valable pour la communauté d'entreprise, un wiki doit être un compromis entre un ensemble de documents internes, un intraweb qui peut être maintenu par ses utilisateurs à l'intérieur d'un navigateur.

Les Outils Wiki

Les deux meneurs des solutions entreprises wiki sont Jot Spot et Social Text, tous les deux mixant code open-source avec leur propre code propriétaire. Jot Spot a été amocé par les co-fondateurs d'Excite et c'est un croisement entre un wiki et une base de données. En offrant des fonctionnalités supplémentaires telles que les formulaires et l'intégration de données externes, Jotspot est capable de régler le problème des wikis étant essentiellement limités à gérer des documents texte.

Social Text est basé sur le logiciel open-source Kwiki et s'est organisé pour toucher quelques clients puissants comme Nokia et Ziff-Davis. La société porte même une application autonome avec le logiciel wiki pré-installé.

Le logiciel d'entreprise Atlassian s'appelle Confluence. A la différence de Jot Spot et Socialtext, Atlassian utilise un logiciel complètement propriétaire.

Sur le front des applications strictements open-source/non commerciales, il existe plusieurs acteurs majeurs :

• Tikiwiki a un moteur éditorial pour proposer, éditer et approuver les propositions d'articles tout comme il est équipé d'un système de workflow pour la gestion de projet.
• Twiki peut être déployé avec des modules plugin côté serveur qui permettent de gérer des fonctions particulières comme les calendriers, les feuilles de calcul les RSS, les codes-barres et ainsi de suite.
• Zwiki offre un éditeur plugin WYSIWYG appelé Epoz qui supporte la majorité des navigateurs.
• Perspective est connu avec quelques grands comptes et semble être le wiki avec lequel beaucoup de grands comptes se mouillent d'abord les pieds.

Chacune de ces distributions wiki a ses partisans et détracteurs, mais chacune d'entre elles est un ensemble stable et fonctionnel en sortie de boîte. Celle que vous choisirez dépend de votre budget, des fonctionnalités qui vous importent et de la capacité de votre département des TI de l'implémenter et la maintenir.

Prenez Garde Aux Wikis

Un des défis fondamentaux posés à toutes les sociétés est de s'assurer que les flux d'information circulent dans les groupes avec aussi peu de dépérissement que possible. Un wiki est un moyen vraiment efficace de gérer cette tâche. Il transforme la gestion du document en quelque chose qui peut être facilement réglé pour les sensibilités des utilisateurs plutôt que des notions préconçues imposées par les développeurs du logiciel de gestion de contenu.

Les ensembles de gestion de contenu tourneront probablement autour de ce futur prévisible, mais ils iront sous la pression aidant vers la voie des wikis. Comme cela est prouvé par les solutions wikis entreprises actuellement sur le marché, la gestion de contenu va probablement s'hybrider avec le wiki en une application plus robuste qui combinera les forces de ces deux outils. Attendez-vous à ce que les wikis ou les wikis-hybrides apparaissent sous peu sur votre lieu de travail.