Base Camp

Base Camp se définit comme l'utopie de la gestion de projet.

http://www.basecamphq.com/

Essayons d'y voir plus clair...

Les personnes qui travaillent ensemble sur des projets ont besoin d'un moyen de partager des données de projets. Il existe l'email, les rendez-vous de réunions, les tâches assignées et les fichiers à partager parmi un groupe projet. En plus l'accès approprié au projet doit être alloué pour les managers internes, les clients, et qui sait les actionnaires. Alors que les solutions comme Microsoft Project, Project Server et Project Web Access sont parfaites pour des projets d'entreprises complexes, la majorité des organisations (du Soho au Grand Compte) n'ont pas besoin de telles sophistications et ne veulent pas manager et administrer de tels systèmes.

Soyons sérieux, nous avons déjà parlé ici de Wiki Gestion Projet, mais nous devons nous faire à l'idée que wiki manque de cet embryon de structure à priori pour faciliter l'organisation d'un projet.

Qui est Base Camp ?

Basecamp est un petit système web pour gérer des projets. BC mixe une série d'outils traditonnels de gestions de projets pour permettre aux groupes de personnes dans la même organisation ou à travers les frontières de l'organisation de coordonner leurs travaux. La conception de Base Camp est très bien faite et repose sur la facilité d'utilisation. Le produit ne fournit pas beaucoup de fonctions ésotériques disponibles dans les autres applications de gestion de projets (pas de Gantt et autres foutaises inutiles pour les petits projets...) ; disons que les designers ont préféré se pencher sur un jeu de fonctionnalités efficaces pour gérer des projets de moyenne taille... Disons pour tous les travailleurs normaux. Ceux qui ne construisent pas un Airbus A 380 ou une nouvelle navette pour l'Espace Projet...

Comment ça marche ?

Les utilisateurs de Basecamp entrent leurs noms d'utilisateurs et leurs mots de passe pour accéder aux projets qu'ils ont installés dans le Base Camp. Les projets Base Camp supportent les milestones (les jalons en français), les listes de choses à faire, le partage de documents et de fichiers et une application pour poster des messages avec des commentaires (un blog).

Les fonctionnalités-clés de BC sont :

Le tableau de bord du projet : le tableau de bord vous donne un résumé digéré visuel des modifications récentes vues du point de vue de la totalité des projets gérés par l'utilisateur. (ajouter Figure 1). La liste des projets en cours est affichée sur la colonne de gauche, les jalons (dates) non complétées) et en retard sont marqués en rouge en haut de l'écran, un calendrier de 14 jours montre les jalons, et les nouveaux commentaires, les to-dos, les jalons, les documents et messages sont listés proprement pour chaque projet. Les utilisateurs peuvent s'abonner à un fil web RSS d'information du tableau de bord, de façon à ce qu'ils n'aient pas à se casser la tête à revenir incessament visiter le site pour voir ce qui a bougé ou pour obtenir le dernier point à date sur l'évolution du projet.

Les Jalons : Les jalons sont les tâches qui doivent être complétées par une date particulière, par ex., "signer la phase 1 du projet du Community Chest", ou "construire un logo pour le projet Wiki School Paris" (voir schéma 2). Dans Basecamp la granularité des dates d'échéance jalons existent à la date -- il n'est pas possible de régler une date jalon pour un durée spécifique à une date donnée (voir Schéma 3). L'information associée à un jalon est sa date d'échéance, son titre et un individu désigné ou une organisation.

Messages et commentaires. Les utilisateurs partagent une discussion en mode forum sur une aire spécifique pour chaque projet, là où les messages, les réponses et commentaires peuvent être postés. L'affichage du forum est similaire à un blog (bloc-notes). Les messages peuvent être reliés à des jalons de projets via une liste à menu déroulant, de telle façon que la date jalon puisse être visualisée, ses messages associés sont aussi affichés.
Listes de To-do . Un ensemble d'items à faire peut être rassemblé et tracé. Les items des to-do sont groupés dans une liste et les itemps individuels sur la liste peuvent être confiés à un individu ou une organisation. Une liste de choses à faire peut aussi être associée avec un jalon de telle manière que le jalon soit vu, le statut des items associés peut aussi être visualisé.
Document partagés. : Feuilles de calcul Excel, documents Word, présentations Point Puissant et tous les autes de types de fichiers peuvent être partagés à travers Basecamp. Les fichiers télévérsés peuvent être associés avec un message donnée ou peuvent être affichés sur une liste autonome. Afin de vous garantir la sécurité des fichiers, Base Camp exige que les utilisateurs utilisent leurs propres FTP ou serveur FTP sécurisé -- ainsi les fichiers téléversés ne sont pas stockés sur les serveurs Base Camp. Ceci protège BC contre tout litige dans le cas où des fichiers sensibles puissent être exposés et signifie aussi que le serveur de BC n'a pas à s'encombrer à stocker des centaines ou des milliers de mégabits de fichiers.
Alertes Notifications. Les personnes travaillant sur l'équipe projet peuvent choisir d'être informés de toute nouvelle activité par email ou fil RSS. Les jalons et items des to-do pour un individu donné peuvent être affichés directement dans un calendrier Apple iCal ou Mozilla à travers un abonnement. Ceci veut dire que toutes les dates jalons à venir sur tous les projets dans lequel un collaborateur participe, peuvent être consolidées et visualisées en seul endroit.

Comment cela peut vous être si utile ?

La coordination du travail entre de multiples participants sur un projet et les clients (internes et externes) est vitale pour la réussite de tout projet. Les contributeurs individuels et les groupes de partenaires (actionnaires, free-lances...) ont besoin de connaître le déroulement du projet.

Plus les canaux de communication sont ouverts, mieux c'est -- tout spécialement dans un environnement distribué où il est pratiquement impossible d'avoir tout le monde dans le même endroit physique.

Sans un outil comme Basecamp, les données des projets seraient souvent éclatées à travers de nombreux endroits et inaccessibles pour la plupart des autres membres de l'équipe : les dossiers email stockeraient les messages entrants et sortants, les réponses et les messages expédiés ; un calendrier serait mis à jour avec les réunions à venir et les dates d'échéances (les jalons) ; les fichiers seraient sur des disques durs locaux ou un serveur en réseau, ou probablement dans un système de gestion documentaire ; les items des to-do seraient tracés par de bien nombreux moyens. Bref, Base Camp vous apporte toute ces données toutes regroupées ensemble dans une application/interface unique. BC fournit l'accès à la source officielle du projet pour toutes les personnes impliquées.

Expérience vécue avec Basecamp / Critiques :

Je gère actuellement actuellement 7 projets dans Base Camp : un interne vers des espaces partagés avec le CRAO (pour une étude détaillée du logiciel BC par Arnaud et Laurent Lunati...) et 6 autres pour des amorçages de sociétés (notamment le Community Chest) + des clients et prospections en cours. Séduit à première vue par le fait que sa simplicité était géniale, j'ai commencé à en parler à Blogging Planet, au CRAO et à Une Info. Mais j'avoue me trouver un peu perdu sur certains points :

Rendez-vous calendrier. Nous l'avons mentionné plus haut, les jalons sont des événements calendrier spécifiant une date. Dommage ils ont oublié de parler d'horaire. Donner aux utilisateurs la capacité de régler un événement sur un calendrier avec un horaire serait bien pratique. En outre, j'aimerais pouvoir synchroniser ce calendrier avec mon Palmpilot... ce pourrait être vraiment utile ! Faut t'il que je m'offre un agrégateur de nouvelles pour le Palm ?
Duplication de noms des jalons. Les utilisateurs peuvent régler les jalons avec le même nom. L'application le gère parfaitement et saura associer les items des todo avec les jalons choisis dans la liste à menu déroulant et saura mettre à jour ces associations si le nom du jalon est modifié par la suite. Disons que la capacité que différents membres du groupe projet puissent donner le même nom à des jalons peut rapidement mener à un vrai bazar. Un nom unique devrait être forcé par la technologie, dans le cas inverse les utilisateurs seraient alertés sur le fait qu'ils sont en train de créer un jalon avec un nom déjà utilisé dans le projet.
Pas de Télé Présence. Une équipe répartie aux quatre coins du globe (ou même en France entière, ou dans tout Paris...) a besoin de ressentir quand les autres membres de l'équipe sont présents et disponibles. Alors que les utilisateurs de Base Camp pourraient utiliser Skype ou tout autre système de messagerie instantanée venant de AOL, Yahoo, Microsoft MSN ou Jabber, je pense sincèrement que Base Camp pourrait s'inspirer de son confrère Social Text pour intégrer facilement les icônes signalant le moment où les utilisateurs sont connectés et disponibles sur ces services et quand est-ce qu'ils sont en train de visiter des sites spécifiques de projets. Un bouton sur une touche du type Call Me simplifierait aussi la tâche pour organiser des conférences téléphoniques à la volée.
Produit non localisé. Il est donc impossible ou utopique d'imaginer de le faire tourner/le commercialiser en l'état dans le milieu associatif ou sur les marchés publics...

Conclusion

Basecamp offre la simplicité d'un wiki mais avec quelques raccourcis. La visualisation panoptique du projet, les fonctionnalités de notifications/alertes par mél/RSS en font une application légère et déjà suffisamment complète et sophistiquée pour gérer efficacement des projets simples avec des Gens Normaux.

La capacité de consolider des calendriers et des tâches dans un Apple iCal semble vraiment chouette pour les utilisateurs de Mac.

En attendant mieux (le Wiki Du Futur qui avalera Base Camp !), je compte bien appeler ou joindre Basecamp pour :

connaître leurs conditions commerciales
leur proposer de traduire l'interface
étudier les modalités de distribution en Langue Française.

Si le projet vous intéresse, on en parle :-) Chut, n'en parlez pas trop au CRAO, je fais ça pour les stimuler pour les remuer sur le Wiki Du Futur !

Contact à prendre :

Basecamp 37signals, LLC 400 North May Street, Suite 301 Chicago, IL 60622 www.basecamphq.com 312-505-0405

Prix : 30 jours d'essai gratuit sur tous les comptes. Les prix dépendent non pas du nombre d'utilisateurs mais du nombre de projets actifs (excluant les projets archivés) gérés dans Basecamp. Pour un projet, c'est gratuit, pour trois projets vous débourserez $12/mois. Le plan le plus élevé pour 100 projets monte à $99/mois.

D'après une traduction adaptée de la Product Review: Basecamp écrite par Michael Sampson pour collaboration-loop.

Base Camp décrit par hermanus :

Inséré de http://www.hermanus.fr/display/ShowJournalEntry?moduleId=55529&entryId=106835&printerFriendly=true

Sans commentaire. Stephane Lee prétend qu'on peut faire de la gestion de projets avec un blog : est-ce bien sérieux ;-)

Point de vue post-Base Camp:

Les projets deviennent de plus en plus complexes et quoiqu'en disent certains farceurs (cf MeatBall:GestionDeProjet et les propos de Loïc Le Meur qui écrirait tout et n'importe quoi pour vendre du Type Pad !) je crois de moins à moins à la capacité des Gens Normaux à pouvoir apprivoiser rapidement un wiki (ou un bloc-notes) pour faire de la gestion de projets...

Rappelons que wiki est conçu pour produire du document et de l'Hyper Texte. Mais l'usage montre que l'hypertexte est beaucoup trop complexe à appréhender pour un travailleur normal. Wiki s'avère adapté pour le brainstorming, l'écriture coopérative, la fonction repository mais hélas, wiki s'intègre difficilement dans toute construction linéaire de projet fondée sur l'espace temps.

Dilemne : la gestion de projet est de moins en moins un arbre !

Avouons que nous les wikistes sommes toujours amenés à croiser de plus en plus de projets interopérables, dotés d'architectures d'informations en semi-treillis, repoussant au loin les limites des hiérarchies.

Et sur ce dernier point, les bons vieux outils traditionnels ala Gantt on vite fait de montrer leurs limites dans la gestion des hyperrelations entre les objets du Réseau Social.

Le problème a déjà été posé sur la page du cw "nous avons besoin d'outils pour organiser l'entreprise communiquante. Pour parler concrètement, je suis par exemple en train d'imaginer

l'élaboration du groupe Community Chest (simple groupe de réflexion et tontine à projets innovants sur les médias).
réfléchir simultanément sur Une Info (un projet de Journalisme Participatif piloté par Luc Legay fondé sur une méta-agrégation de fils et des modèles économiques divers).
tout en continuant à vouloir coopérer avec CRAO, Blogging Planet, etc..

Cet ensemble coopératif pourrait connaître naturellemnent certaines corrélations inter-projets. Comme par exemple une passerelle avec quelque support de collectivités locales,distributeurs, marchands de contenus...

Actuellement à la recherche d'hommes projets, de partenaires, de mécènes (et de toutes les ouvertures de contacts pour des synergies), disons implicitement que les deux équipes projets ne souhaitent absolument pas travailler en Processus Ouvert pour quelque Recherche De Critique.

Pour compliquer encore le tout, l'ensemble pourrait relever d'une ingénierie financière complexe reposant tant sur des pôles d'économie solidaire (sociale, SCIC, assoc.) sachant coopérer avec des entreprises communicantes traditionnelles (SAS, SA etc.) ayant une volonté de générer de la valeur, du profit !

Compte tenu d'un environnement concurrentiel émergent, les divers groupes ne souhaitent pas révéler tous leurs secrets de montage mais souhaitent rester ouverts aux coopétiteurs...

(source icono Laurent Lunati)

Comment faire pour ouvrir des châteaux forts et des bacs à sable pour coopérer ?

Pour le moment, nous avons ouvert des wikis (privés et publics), un autre a ouvert une liste de diffusion. Et nous collaborons (? sic) par email pour organiser nos agendas de réunion.

A titre personnel, j'avoue être toujours victime de la Surcharge Information. Et ne souhaitant pas décrocher sous la saturation, telle est la raison essentielle pour laquelle j'en profite pour essayer gratuitement pendant 30 jours ce Base Camp et tenter de convaincre mes partenaires de jeu.

Avis personnel

Pour le moement, je suis Émerveillé et accro par les perspectives de ce Base Camp (solution non libre de 37 Signals pour le travail coopératif). Pas encore l'idéal bien sûr. Mais Am Ha, Base Camp n'a pas d'équivalent tant sur les fonctionnalités sur sur l'Interface-Utilisateur. (en attendant que les French Geeks se mettent au travail... ?)

Usages coopétitifs pour production et organisation :

Pour le moment, je commence à entrevoir des opportunités de pouvoir faire fonctionner cette bête web en synergie avec quelques wikis public ou privés (wiki restant toujours l'outil extraordinaire rappelons-le pour produire du document dans des univers publics, semi-publics ou fermés)

Outre la description ci-après donnée par Stephane Lee, l'idée que je teste est d'associer différentes gestions de projets avec différents groupes eux-mêmes connectés sur différentes communautés-wikis. Les groupes fonctionnent en communautés murées pour gérer les tâches habituelles (jalons, to do, blogs, répertoires de fichiers ressources avec contextualisation) à des wikis fractalisées permettant d'ouvrir le mode document au public par un simple pointage hypertexte.

Tyrannie du texte, du Point Puissant... des slides. Comment produire du Langage Visuel ?

Pour compléter le tout, je ne crois plus du tout au texte si ce n'est pour produire un argumentaire oral. Lion Kimbro m'a convaincu : toute bonne présentation devrait être uniquement constituée de Langage Visuel (univers dans lequel tout reste à inventer !).

Ainsi, j'imaginerais bien compléter l'usage productif ala basecamp par une solution de Mind Map et de Dessin Coopératif afin de présenter aux clients/prospects des présentations plus légères et moins ennuyeuses que les vieux Wiki Point Puissant !

Utopie dites-vous de pouvoir intégrer tout en un ? -- Christophe Ducamp

Autres recherche pour de la gestion de projet :

Comparaison Base Camp vs Jot Spot mini application :

Ce serait intéressant de comparer les deux solutions. Base Camp est clairement un pure-player mais il faudrait voir si pour certains projets, la mini-application de Jot Spot peut être suffisante.

Mini-application de gestion de projet sur Jotspot (qui n'a pas un dashboard dédié à chaque utilisateur comme chez Basecamp)

Dernière modification le vendredi 24 juin 2005 22:10:30